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Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens

Wir, die ]init[ AG für digitale Kommunikation  verarbeiten die personenbezogenen Daten, die du selbst über unser Onlineformular angibst oder per E-Mail an unsere HR-Abteilung übermittelst oder die uns eine Personalvermittlung mit deiner Einwilligung übermittelt. Dazu gehören dein Name, Adresse, Geburtsdatum, Telefon- und Mobilnummern, E-Mail Adresse(n), der Kanal, wie du auf uns aufmerksam geworden bist und die personenbezogenen Daten, die sich aus deinen Bewerbungsunterlagen und im Rahmen von Bewerbungsgesprächen ergeben.

Bewerberdaten verarbeiten wir gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (in Verbindung mit § 26 BDSG) ausschließlich zum Zwecke des Bewerbungsverfahrens (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens).

Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens

Sofern wir nach Abschluss des Bewerbungsprozesses einen Anstellungsvertrag mit dir als Bewerber:in schließen, werden die übermittelten Daten zum Zwecke der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften verarbeitet, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (in Verbindung mit § 26 BDSG).

Sofern kein Anstellungsvertrag geschlossen werden sollte, werden deine Daten nach Abschluss des Bewerbungsprozesses für 6 Monate gespeichert. Dies erfolgt im Rahmen unseres berechtigten Interesses zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen bzw. der Abwehr von etwaigen Ansprüchen aus gesetzlichen Vorschriften (Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO). Anschließend sind wir verpflichtet, deine Daten zu löschen bzw. zu anonymisieren. In diesem Falle stehen uns die Daten nur noch als sogenannte Metadaten ohne Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (beispielsweise Frauen- bzw. Männeranteil an Bewerbungen, Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum etc.).

Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, hast du jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. In diesem Fall werden wir deine personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder anderen nachweislich zwingend schutzwürdigen Gründen für die Verarbeitung (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO).

Übermittlung deiner Bewerbung an Unternehmen der ]init[-Gruppe

Sollten wir dir keine zu besetzende Stelle anbieten können, jedoch aufgrund deines Profils der Ansicht sein, dass deine Bewerbung eventuell für andere offene Stellen innerhalb der ]init[-Gruppe interessant sein könnte, werden wir deine Bewerbungsdaten an unsere Tochterunternehmen Ironforge Consulting AG, Schweiz, und ]init[.DCP - Digital Communication Portugal, Unipessoal Lda, Portugal, übermitteln, sofern du uns auch hierzu deine ausdrückliche Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit a), Art. 7 DSGVO erteilt hast.

Die Weitergabe der Bewerbungsdaten kann an folgende Unternehmen erfolgen:

Die Einwilligung erteilst du uns im Bewerbungsformular durch Setzen des entsprechenden Hakens (Opt-In). Auch hier hast du jederzeit das Recht, deine Einwilligung  mit Wirkung für die Zukunft durch eine E-Mail an career@init.de zu widerrufen.

Aufnahme in unser Talent Pool

Sollte trotz deines interessanten Profils keine aktuelle Einsatzmöglichkeit bei ]init[ bestehen, bieten wir dir eine Speicherung deiner Profil- und Bewerbungsdaten in unserem Talent-Pool an, um dich über alternative Einstiegsmöglichkeiten kontaktieren oder über interne Veranstaltungen informieren zu können. Mit Abschluss des Bewerbungsverfahrens geht dir eine entsprechende E-Mail zu, mit der wir deine Einwilligung hierzu erbitten. Im Fall deiner Einwilligung speichern wir deine Bewerberdaten für die Dauer eines Jahres. Rechtsgrundlage für die Speicherung ist in diesem Fall deine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Deine Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Hierzu wende dich bitte per E-Mail an career@init.de.

Active Sourcing

Falls wir dich außerhalb eines Bewerbungsverfahrens direkt über dein Social-Media-Profil kontaktieren und du Interesse an einem Call hast, speichern wir dein Profil zum Abgleich mit vakanten Stellen in unserem Talent-Pool nur nach vorheriger Einwilligung von dir (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sollte sich ein Bewerbungsverfahren anschließen, verarbeiten wir deine Daten als Bewerberdaten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens).

Nutzung unseres Online-Formulars

Bei einer Bewerbung über unser Online-Formular werden die von dir eingegebenen Daten sowie Dateien (Bewerbung) per sicherer TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. 

Bitte beachte, dass eine Bewerbung per E-Mail unverschlüsselt an uns übermittelt wird, bevor sie in der Datenbank gespeichert wird. Wir empfehlen daher die Bewerbung über unser Online-Formular und bitten bei der Bewerbung per E-Mail von der Angabe sensibler Daten abzusehen. 

Für die Verarbeitung deiner Daten nutzen wir die Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software der Personio SE & Co. KG. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Zwischen uns als verantwortlicher Stelle und dem Softwareanbieter Personio wurde ein entsprechender Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Auf deine Daten haben nur autorisierte Mitarbeiter:innen aus dem Personalbereich bzw. in das Bewerbungsverfahren involvierte Mitarbeiter:innen Zugriff. Alle unsere Mitarbeiter:innen sind zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung des Datenschutzes nach der DSGVO und dem BDSG verpflichtet.

Bei Fragen zum Bewerbungsprozess kannst du uns jederzeit über career@init.de kontaktieren.

Weitere Datenschutzinformationen, insbesondere zu deinen Rechten als sog. betroffene Person findest du hier.

Datenschutz für bewerbende Freelancer

Wir verarbeiten Bewerbungen und personenbezogene Daten vollständig elektronisch.

Wir, die ]init[ AG für digitale Kommunikation, verarbeiten die personenbezogenen Daten, die du selbst über unser Onlineformular angibst oder per E-Mail an unsere HR-Abteilung übermittelst oder die uns eine Personalvermittlung mit deiner Einwilligung übermittelt. Dazu gehören Name, Adresse, Telefon- und Mobilfunknummer, E-Mail-Adresse sowie weitere Informationen zu deinen Fähigkeiten, deiner Branchenkompetenz und deinem beruflichen Schwerpunkt, die sich aus deinen Bewerbungsunterlagen und im Rahmen von Bewerbungsgesprächen ergeben. Ergänzend kannst du uns über das Bewerbungsformular eine persönliche Nachricht mit weiteren Informationen übermitteln.

Bewerberdaten verarbeiten wir gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO ausschließlich zum Zwecke des Bewerbungsverfahrens (Prüfung und Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens).

Sofern wir nach Abschluss des Bewerbungsprozesses einen Dienstleistungs-/Werkvertrag mit dir schließen, werden die übermittelten Daten zum Zwecke der Durchführung des Auftragsverhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften verarbeitet, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Sofern keine Beauftragung erfolgen sollte, werden deine Daten nach Abschluss des Bewerbungsprozesses für 6 Monate gespeichert. Dies erfolgt zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen bzw. der Abwehr von etwaigen Ansprüchen aus gesetzlichen Vorschriften. Anschließend sind wir verpflichtet, deine Daten zu löschen bzw. zu anonymisieren. In diesem Falle stehen uns die Daten nur noch als sogenannte Metadaten ohne Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (beispielsweise Frauen- bzw. Männeranteil an Bewerbungen, Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum etc.).

Falls du Interesse hast, in unser Freelancer-Pool aufgenommen zu werden, holen wir mit Abschluss des Bewerbungsverfahrens per E-Mail deine Einwilligung ein. In diesem Fall speichern wir deine Daten 2 Jahre nach Erhalt der Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Deine Einwilligung kannst du jederzeit widerrufen. Hierzu wende dich bitte an career@init.de.

Bei einer Bewerbung über unser Online-Formular werden die von dir eingegebenen Daten sowie Dateien (Bewerbung) per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Die Datenbank wird von der Personio SE & Co. KG, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet, betrieben. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Zwischen uns als verantwortlicher Stelle und Personio wurde ein entsprechender Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Auf deine Daten haben nur autorisierte Mitarbeiter:innen aus dem Personalbereich bzw. in das Bewerbungsverfahren involvierte Mitarbeiter:innen Zugriff. Alle unsere Mitarbeiter:innen sind zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung des Datenschutzes nach der DSGVO verpflichtet.

Bitte beachte, dass eine Bewerbung per E-Mail unverschlüsselt an uns übermittelt wird, bevor sie in der Datenbank gespeichert wird. Wir empfehlen daher die Bewerbung über unser Online-Formular und bitten, bei der Bewerbung per E-Mail von der Angabe sensibler Daten abzusehen.

Bei Fragen zum Bewerbungsprozess kannst du uns jederzeit über career@init.de kontaktieren.

Kontaktaufnahme/ Anfrage

Wenn du Informationen über eine ausgeschriebene Stelle, Fragen zum Ablauf einer Bewerbung oder etwas über ]init[ selbst erfahren möchtest, kannst du uns gerne anrufen oder eine E-Mail schreiben. Wir verarbeiten nur die Daten, die du uns im Rahmen der Kontaktaufnahme zur Verfügung gestellt hast. Die Kontaktdaten findest du auf unserer Karriereseite.

Weitere Informationen, insbesondere zu deinen Rechten entnimmst du bitte unserer Datenschutz-Seite.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit zu aktualisieren. Aktualisierungen dieser Datenschutzerklärung werden auf unserer Webseite veröffentlicht. Änderungen gelten ab ihrer Publikation auf unserer Webseite für einen erneuten Besuch dieser Seite oder eine erneute Bewerbung.

Nutzung unseres Chatbots Nano

Über die Karriereseite Karriere stellen wir dir mit unserem Chatbot Nano auch einen virtuellen Assistenten zur Verfügung. Rund um die Uhr kannst du mit unserem Chatbot interagieren. Nano unterstützt dich unter anderem bei der Navigation durch das Karriereportal und liefert Antworten zu unserem Unternehmen, unserer Mission und unserem Mindset, zu möglichen Aufgaben in unseren Arbeitsbereichen sowie zu Arbeitsmodellen. Darüber hinaus kannst du dir passende Jobempfehlungen und Ansprechpartner vorschlagen lassen. Ungeachtet dessen kannst du jederzeit weiterhin direkt mit uns Kontakt aufnehmen. 

Bitte beachte: Die Kommunikation mit dem Chatbot dient dem unverbindlichen und allgemeinen Informationsaustausch und ersetzt im Einzelfall nicht das selbstständige Einholen von Informationen über unsere Karriereseite oder durch den direkten Austausch mit unserem Karriere-Team. Die ausgetauschten Informationen sind rechtlich nicht verbindlich.

Rechtswirksame Erklärungen können über den Chat weder abgegeben noch entgegengenommen werden.

Folgende Daten werden bei der Nutzung des Chatbots auf unseren in Deutschland liegenden Servern verarbeitet und bis zur automatisierten Löschung von uns gespeichert:

  • die von dir im Chat mit dem Chatbot gestellten Fragen ohne direkten Bezug auf die Nutzer:innen
  • technisch notwendige Nutzungsdaten wie Zeitstempel und die Anzahl der gesendeten Nachrichten

Die Erhebung und Verarbeitung der vorgenannten Daten erfolgt zum Zwecke der Bereitstellung eines KI-gestützten Karriere-Assistenten (Chatbot) und dessen Optimierung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zur Sicherstellung der Funktionsfähigkeit des Chatbots und zum Schutz vor automatisierten Mehrfachanfragen (Bots) wird die Anzahl der innerhalb kurzer Zeit gestellten Fragen begrenzt. Hierbei werden technisch notwendige Nutzungsdaten wie Zeitstempel und die Anzahl der gesendeten Nachrichten verarbeitet. Diese Maßnahme erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Systemsicherheit).

Wir weisen dich vor Nutzung des Chatbots darauf hin, dass bei Verwendung des Chatbots die Eingabe von personenbezogenen Daten wie Name, Adresse, E-Mail-Adresse etc. ausdrücklich nicht vorgesehen ist.

Die Löschung der oben genannten verarbeiteten Daten erfolgt nach 7 Tagen.

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: privacy@personio.com

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.